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Guide de la modification / ajout



Avant-propos :

Une personne dans l’Annuaire est caractérisée par son nom et son prénom, et par une (ou plusieurs) "fonction(s)" dans une (ou plusieurs) "Composante(s)".
Ex : un enseignant-chercheur peut être à la fois chargé de mission à la Présidence, enseignant dans une UFR, directeur d’une équipe, chercheur dans cette même équipe…
Pour chacune de ces "fonctions", la personne est caractérisée par :
  • un ou deux tél., un ou deux e-mail et un fax
  • une porte et un bâtiment
  • une fonction générale et une fonction détaillée
  • un lien vers une "page perso"
  • l’appartenance à une Composante et une position d’affichage dans la Composante
Les correspondants-annuaire ont la possibilité de modifier toutes ces informations.
Seule, la DTICE (et Thierry Azéma en particulier) ont la possibilité de modifier ce qui concerne les Composantes elles-mêmes.
Par "Composante", s’entend aussi bien Service que Composante pédagogique, Equipe de recherche, Délocalisation, etc..
 
  • Connexion :
    Connectez-vous à "intranet" puis cliquez sur "Annuaire".
    Cliquez ensuite sur "Modifier/ajouter des coordonnées" en bas de page.
     
  • Identification :
    Tapez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
    L’écran "Editer" apparaît.
    NB: Pour pouvoir travailler en tant que correspondant, les "cookies" du navigateur doivent être activés. Dans le cas contraire, vous ne parviendrez pas à vous identifier.
 
  1. Procédure de modification (d’une personne existante)
     
    • 1ère étape  : édition d’une personne

      Dans l’écran "Editer", tapez dans la fenêtre "Nom" le nom de la personne (et facultativement son prénom) dont vous voulez procéder à la modification
      -> Terminez par "Editer"
      Si vous avez bien saisi le nom d’une personne déjà existante dans l’annuaire, une ou plusieurs personnes (définies par leurs nom, prénom et composantes) vous sont proposées. Choisissez la ligne de celle que vous voulez modifier et cliquez sur le "Modifier" en fin de ligne.
    •  
    • 2e étape : modification des informations

      Un écran apparaît où vous trouvez un ou plusieurs grands encadrés correspondant chacun aux informations sur la personne dans chacune des composantes auxquelles il appartient.
      Vous voulez :
      • modifier l’orthographe du nom ou du prénom : cliquez en haut à droite de l’écran.
      • modifier des renseignements sur la personne dans une de ses composantes : faites le, puis cliquez sur "valider".
      • modifier la position (ordre d’affichage dans la composante) de la personne.
        Laissez-vous aider en cliquant sur le "visualiser" à côté de la position : une nouvelle fenêtre du navigateur s’ouvre ; faites vos repères de position, puis fermez cette fenêtre.
        Si vous voulez insérer une personne entre la position 3 et la position 4, donnez comme position, par exemple, 3.5 ; si vous voulez insérer une personne entre la position 3.4 et 3.5, donnez comme position, par exemple, 3.45 , etc…
        Si vous voulez insérer une personne avant la position 1, donnez comme position, par exemple, 0.5
        Si vous affectez la même position à plusieurs personnes, elles seront listées par ordre alphabétique de nom et, à nom identique, par ordre alphabétique de prénom.
        Saisissez la position voulue, puis cliquez sur "valider".
      • supprimer la personne d’une de ses fonctions (mais pas de la base de données de l’annuaire) : référez-vous au chapitre ci-après " procédure de suppression ".
    •  
    • 3e étape : vérification
       
      Repassez en Consultation de l’annuaire pour vérifier que vous êtes satisfait des modifications.
      Voir à la fin un "truc" pour accélérer cette opération.
  2.  
     
  3. Procédure d’ajout (d’une nouvelle personne)
     
    • 1ère étape  : édition d’une personne

      Dans l’écran "Editer", tapez dans la fenêtre "Nom" le nom de la personne (et facultativement son prénom) que vous voulez ajouter.
      -> Terminez par "Editer"
      Dans le cas d’une homonymie parfaite de nom et de prénom avec une autre personne déjà présente dans l’annuaire, contactez Thierry Azéma (thierry.azema@univ-tlse2.fr).
      Dans l’écran suivant, qu’une personne de même nom (mais pas du même prénom) existe déjà ou pas, cliquez sur "Ajouter une nouvelle personne nommée XXX".
    •  
    • 2e étape : saisie des informations
       
      • choisissez d’abord la Composante de cette personne.
      • Puis, saisissez les renseignements sur la personne.
      • enfin, saisissez la position (ordre d’affichage dans la composante) de la personne.
        Laissez-vous aider en cliquant sur le "visualiser" à côté de la position : une nouvelle fenêtre du navigateur s’ouvre ; faites vos repères de position, puis fermez cette fenêtre.
        Si vous voulez insérer une personne entre la position 3 et la position 4, donnez comme position, par exemple, 3.5 ; si vous voulez insérer une personne entre la position 3.4 et 3.5, donnez comme position, par exemple, 3.45 , etc…
        Si vous voulez insérer une personne avant la position 1, donnez comme position, par exemple, 0.5
        Si vous affectez la même position à plusieurs personnes, elles seront listées par ordre alphabétique de nom et, à nom identique, par ordre alphabétique de prénom.
        Saisissez la position voulue, puis cliquez sur "valider".
    •  
    • 3e étape : vérification
       
      Repassez en Consultation de l’annuaire pour vérifier que vous êtes satisfait de votre ajout.
      Voir à la fin un "truc" pour accélérer cette opération.

    Nota : Lorqu'une fonction n'est plus passagèrement attribuée à une personne physique, vous pouvez créer une nouvelle personne fictive (N.).
    Son nom doit être "N." et le champs prénom doit être laissé vide. Le nombre de personnes ainsi nommées n'est pas limité.
  4.  
     
  5. Procédure de suppression (d’une personne ou d’une de ses fonctions)
     
    • 1ère étape  : édition d’une personne
       
      Dans l’écran "Editer", tapez dans la fenêtre "Nom" le nom de la personne (et facultativement son prénom) que vous voulez supprimer.
      -> Terminez par "Editer"
      Si vous avez bien saisi le nom d’une personne déjà existante dans l’annuaire, une ou plusieurs personnes (définies par leurs nom, prénom et composantes) vous sont proposées. Choisissez la ligne de celle que vous voulez supprimer et cliquez sur le "Modifier" en fin de ligne.
    •  
    • 2e étape : suppression de la personne ou d’une de ses fonctions
       
      Un écran apparaît où vous trouvez un ou plusieurs grands encadrés correspondant chacun aux informations sur la personne pour chacune des composantes auxquelles il appartient.
      Vous voulez :
      • supprimer totalement la personne (généralement parce qu’elle ne travaille plus à l’UTM) : cliquez en haut à droite de l’écran sur "Supprimez cette personne de la base" (on vous demandera une confirmation)
      • supprimer une des fonctions d’une personne : cliquez, en haut à droite de l’encadré de la Composante concernée, sur "supprimer cette fonction"

    •  
    • 3e étape : vérification
       
      Repassez en Consultation de l’annuaire pour vérifier que vous êtes satisfait de votre ajout.
      Voir ci-après un "truc" pour accélérer cette opération.
 
Nota :
 
  • En ce qui concerne la saisie des numéros de téléphone interne au campus de l'UTM, les points, espaces ou tirets sont à proscrire. Saisissez les quatre chiffres à la suite, par exemple "4793" pour accéler les fonctions de recherche.
  • Un "truc" quand vous devez passer plusieurs fois de l’ajout/modification à la Consultation : ouvrez une 2e fenêtre de votre navigateur (à partir de son Menu "Fichier") réservez l’une à l’ajout/modification et l’autre à la consultation, et vous n’aurez ainsi qu’à basculer de l’une à l’autre. Mais pensez bien à "Actualiser" (= "Recharger") votre page en consultation pour que vos modifications apparaissent.
  • Annuaire Intranet et Annuaire Web : Lorsque vous saisissez des coordonnées, vos modifications ou ajouts apparaissent immédiatement en ligne sur l’annuaire intranet. Par contre, ils n’apparaîtront sur l’annuaire web que le lendemain matin. Un processus automatique de mise à jour de l’annuaire web s’exécute chaque nuit.

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